Voicemail was vroeger een beest dat alleen grote bedrijven konden temmen. De eerste systemen waren onhandig en duur en er was IT-personeel voor nodig om ze draaiende te houden. Dat veranderde toen pc-gebaseerde oplossingen en externe serviceproviders op de markt kwamen. Vandaag de dag is de toetredingsdrempel ingestort. Of u nu de voicemail voor thuisgebruik, de mobiele telefoonfunctie van een provider of een PBX-systeem op kantoor gebruikt, de kernfunctionaliteit blijft verrassend eenvoudig.
Voor de beller is het proces vrijwel onzichtbaar. Ze bellen een nummer. De telefoon gaat over of de oproep wordt rechtstreeks naar de mailbox doorgestuurd als de lijn bezet is of de gebruiker niet beschikbaar is. Eenmaal in de wachtrij neemt een automatische begroeting het over.
Een standaardbegroeting ziet er ongeveer zo uit: “Hallo, u heeft John Smith bereikt. Ik ben afwezig tot maandag. Laat na de toon uw naam en nummer achter, dan bel ik u terug.”
Dit is niet alleen maar beleefd geluid. Het schept verwachtingen. De beller weet precies wanneer hij antwoord kan verwachten. Met de meeste moderne systemen kunnen gebruikers deze begroetingen in realtime bijwerken, zodat de informatie actueel blijft als de planning verandert.
Verder dan eenvoudig opnemen
Moderne voicemail doet meer dan alleen audio opslaan. Veel systemen bevatten een automatische assistent die extra opties biedt via het toetsenbord. Bellers kunnen de ontvanger vaak rechtstreeks oproepen door op een specifieke toets te drukken.
Belangrijker nog: ze kunnen prioriteit geven aan hun boodschap. Heeft het haast? Of normaal?
Als een beller een spoedbezorging selecteert, slaat het systeem niet alleen de audio op. Het kan een automatische pagina activeren, een sms-bericht verzenden of een e-mail doorsturen naar de ontvanger. Dit overbrugt de kloof tussen asynchrone opslag en onmiddellijke aandacht. Het zorgt ervoor dat cruciale informatie niet in een digitale leegte blijft totdat de gebruiker incheckt.
Uw digitale kluis instellen
Voor de interne gebruiker is de ervaring technischer. Je luistert niet alleen meer naar cassettebandjes; u beheert een server-side account.
Het opzetten van een mailbox houdt in dat er een speciale ruimte op de server van de provider wordt gecreëerd. Dit is waar uw digitale berichten leven. Waarschijnlijk wordt u gevraagd een toegangscode aan te maken. Over deze beveiligingslaag kan niet worden onderhandeld. Het zorgt ervoor dat alleen u (of iemand die u expliciet autoriseert) toegang heeft tot uw gesprekken. Zonder dit is uw voicemailbox een open boek.
Zodra het account actief is, krijgt u toegang tot een reeks toetsenbordopdrachten. Dit zijn de bedieningselementen waarmee u uw digitale leven kunt manipuleren:
- Stuur berichten door naar andere extensies
- Archiveer oude berichten voor later ophalen
- Verwijder ongewenste ruis
- Beantwoord berichten rechtstreeks vanaf de telefooninterface
Ophalen en geavanceerde functies
Waar leven deze berichten voor jou? Ze zijn toegankelijk vanaf uw bureautelefoon, uw thuiskantoor of op afstand via een beveiligd inbelnummer en toegangscode. Sommige providers integreren zelfs rechtstreeks met uw computer, waardoor u uw voicemail kunt beheren via een webinterface of desktop-app. De specifieke workflow is volledig afhankelijk van uw provider, maar het doel is universeel: toegankelijkheid.
Sommige systemen bieden gespecialiseerde functies die de grens tussen spraak en data vervagen. Faxdetectie is er één van. Als het systeem een faxapparaat identificeert dat toegang heeft tot de lijn, kan het de oproep automatisch verbreken of doorsturen naar een fysiek faxapparaat als dat ter plaatse is. De ontvanger kan de opgeslagen fax vervolgens downloaden, doorsturen of later afdrukken.
Andere providers bieden vraag-en-antwoord-scripting aan. U kunt uw mailbox programmeren om specifieke vragen te stellen en de antwoorden van de beller op te nemen. Dit is handig voor 24-uursservice, zodat u informatie kunt verzamelen of leads kunt organiseren terwijl u niet op kantoor bent.
De technologie is veel verder gegaan dan eenvoudige ‘laat een bericht achter’-prompts. Het is nu een actief communicatiecentrum. Maar begrijpen hoe u uw account effectief kunt configureren, is slechts het halve werk. De echte waarde komt voort uit het weten welke functies u daadwerkelijk tijd besparen en welke alleen maar voor wrijving zorgen. De meeste gebruikers raken nooit de geavanceerde opties aan. Ze controleren gewoon het aantal nieuwe berichten en hopen dat het iets belangrijks is.
Op de volgende pagina bespreken we het instellen en gebruiken van voicemailaccounts.
